Vad är projektledning?
Vad är projektledning, vad gör en projektledare och hur kan det hjälpa mitt företag? Det är frågor som du får svar på i den här texten. På slutet hittar du även våra främsta projektledningtips som säkerställer att du lyckas med ditt nästa projekt.
Vad är ett projekt?
Innan vi besvara frågan ”vad är projektledning” måste vi bena ut vad ett projekt är. Ett projekt är en tillfällig aktivitet som har ett fördefinierat mål. Innan projektet startar är det uttalat vilket som är det önskade resultatet, när aktiviteten ska vara i hamn och vilken budget projektet har.
Ett projekt delas upp i fyra steg:
- Förstudien där nuläget analyseras för att förutsättningar och beslutsunderlaget ska kunna tas fram.
- Planeringsfasen där slutmålet formuleras, en tidsplan tas fram och projektet bemannas med rätt kompetens.
- Genomförandet där en konkret projektplan upprättas och arbetet påbörjas.
- Utvärderingsfasen där projektets alla delar utvärderas och resultatet lämnas över till beställaren.
Vad är projektledning?
Processen att leda en grupp i arbete för att uppnå projektets del- och slutmål inom givna begränsningar är definitionen av vad projektledning är. Projektledning har alltid funnits i någon form – för att anlägga vägar, bygga vattenreservoarer eller uppföra nya städer krävs att någon är ansvarig för projektet.
Vad gör en projektledare?
Nu vet du vad projektledning är, men vad gör då en projektledare? En projektledare är ytterst ansvarig för det dagliga arbetet och hanterar främst målet, tidsramen, budgeten, riskuppskattningen, kvalitetssäkringen och resurserna.
Några typiska arbetsuppgifter för en projektledare:
- Planera vilket arbete som behöver göras, när det behöver vara klart och vem som ska utföra det.
- Undersöka vilka risker som är förknippade med projektet och hantera dessa.
- Säkerställa att arbetet håller hög kvalitet.
- Motivera projektteamet under arbetets gång.
- Se till att projektet fortlöper enligt tidsramarna och håller budget.
- Koordinera arbetet mellan medarbetare som utför olika arbetsuppgifter.
- Hantera förändringar som rör projektet.
- Säkerställa att projektet levererar förväntat resultat.
Hur kan det hjälpa mitt företag?
Projekt är ofta komplexa och omfattar ett stort antal intressenter. Att ha en projektledare som ser till att arbetet fortlöper är nödvändigt för att projektet ska lyckas.
Fem anledningar till varför du ska använda dig av projektledning:
- Ger en realistisk planering av projektet. Ett vanligt misstag bland företag är att underskatta både tidsåtgången och kostnaderna. Kvalitativ projektledning säkerställer att företaget sätter realistiska mål och håller sig till planen.
- Ger ett tydligt mål. Otydliga mål är en av de främsta anledningarna till varför projekt misslyckas. Projektledare eller projektledningsgruppen ser till att medarbetarna fokuserar på rätt uppgifter vid rätt tillfällen och anpassar arbetsuppgifterna efter förutsättningarna om nödvändigt
- Ger ökad effektivitet. Projektledning är en proaktiv process där projektet delas upp i mindre, hanterbara delar för alla involverade. Genom att skapa tydliga arbetsuppgifter, delmål och deadlines kan projektledarna styra sina team mer effektivt och proaktivt.
- Gör det enklare att kvalitetssäkra. Arbetar ditt företag i projekt blir det lättare att hålla ett öga på hur arbetet fortlöper och att det når upp till den förväntade standarden.
- Ger minskade kostnader. När effektiviteten ökar, riskerna minskar och användandet av resurserna optimeras – reduceras kostnaderna.
Projektledning – Tips
Vill ditt företag inte ta in en extern projektledare, finns olika system som du kan använda dig av. Med ett projekthanteringssystem kan du exempelvis få projektuppdateringar i realtid, hålla bättre koll på projektplanen, få bättre kontroll över kostnader och minska risken för att missa debiterbara timmar vid fakturering.
Förhoppningsvis vet du mer om vad projektledning är och har fått ta del av matnyttiga tips kring projektledning.
