Uppdaterad standard för kvalitetsledningssystem – vad innebär ändringarna i ISO 9001: 2015 för er?
Under 2015 rullade International Organization for Standardization ut en uppfräschad version av världens mest använda standard för kvalitetsledningssystem, ISO 9001. Samtliga företag som redan var certifierade enligt den tidigare upplagan från 2008 hade fram till och med den 15 september 2018 på sig att revidera sina ledningssystem och begära en övergångsrevision. Om ni har för avsikt att certifiera organisationens kvalitetsledningssystem idag ska ni givetvis följa den uppdaterade standarden. Men vilka är de primära ändringarna och hur påverkar de ert arbete?
Det handlar egentligen inte om att man har skapat en helt ny standard, ISO 9001: 2015 innehåller fortfarande samma grundläggande aspekter för ett kvalitetsledningssystem. I mångt och mycket är kraven också desamma. Däremot har begrepp och termer ändrats, samtidigt som texten har omstrukturerats för att göra innehållet smidigare att arbeta med. Prioriteringsordningen har i vissa fall justerats, fokusskiftningar har skett och förtydliganden har gjorts på ett flertal punkter, bland annat för att belysa det bakomliggande syftet med att kvalitetssäkra ett ledningssystem. Några av de främsta förändringarna i ISO 9001: 2015 gentemot versionen från 2008 är att den fokuserar mer på riskanalys, kräver mindre dokumentation och har fått ett enklare och mer lättillgängligt format. Strukturen samstämmer nu med Annex SL – ett upplägg som visat sig vara fördelaktigt i flera andra standarder för ledningssystem, såsom ISO 14001 för miljöstyrning. Det gör också att dessa numera harmonierar bättre med varandra och är enklare att implementera sida vid sida.
En annan nyhet är att större vikt läggs vid ledningsgruppens ansvar och engagemang, samt att det ska finnas en tydligare ansvarsfördelning genom hela organisationen. Det riskbaserade tänkandet har fått en central roll i processinriktningen och hänsyn måste tas både till företagets interna förutsättningar och yttre faktorer som kan påverka kundtillfredsställelsen. Det har därmed blivit viktigare att utföra ordentliga SWOT- och omvärldsanalyser och utarbeta en välgrundad affärsplan som innefattar mätbara mål, möjligheter och risker. För att förenkla anpassningen och förebygga avbrott i certifieringen brukar man tillåta en viss övergångsperiod innan det slutgiltiga införandet av en ny standard, ISO 9001: 2015 hade alla certifierade företag tre år på sig att anamma för att undvika glapp. Samtliga certifikat utfärdade enligt den tidigare versionen upphörde att gälla i september 2018. Skulle man inte ha hunnit verkställa alla ändringar i tid men nu känner att organisationen efterlever kravstandarden och har ett aktivt och fungerande kvalitetsledningssystem på plats kan man kontakta ett företag som tillhandahåller ISO 9001: 2015 certifiering för att få en ny revision utförd.
En stor fördel med den uppdaterade standarden är att dokumentationskraven har blivit mindre strikta, vilket ger företagen större frihet och möjligheter att själva utvärdera sina processer och göra förbättringar internt. Övergripande skriftlig dokumentation avseende ledningssystemets omfattning, kvalitetspolicy etc. måste fortfarande kunna tillhandahållas vid certifieringsrevisioner, men så länge man kan bevisa att kvalitetsledningssystemet efterlevs via dess output är det upp till respektive organisation att bestämma vilka enskilda rutiner som behöver dokumenteras samt i vilken grad. Tänk logiskt och skriv bara ned sådant som ni verkligen har nytta av så sparar ni både tid och resurser! Den som vill veta mer om ISO 9001: 2015 kan hitta en hel del information på SIS, Swedish Institute of Standards, hemsida. Där går det även att köpa svenskspråkiga versioner av alla aktuella ISO-standarder. Man kan också vända sig direkt till ett ackrediterat certifieringsorgan, alltså ett Swedac-godkänt företag som tillhandahåller ISO 9001: 2015 certifiering.
