Snabbguide till tidrapportering vid projekt

“Tid är pengar”. Frasen må vara en klyscha, men är inte desto mindre sann när det kommer till ett projekt. Om ditt arbete faktureras och betalas per timme eller till ett fast pris, ju mer du åstadkommer inom en viss tidsperiod, desto mindre pengar kommer du behöva spendera.

Det är därför lika viktigt att du registrerar tiden ditt team spenderar på arbetet som att känna till dina intäkter och utgifter. I den här artikeln kommer vi att titta närmare på vilka fördelar tidrapportering vid projekt ger teamet, varför tidrapportering är viktigt (och nödvändigt), hur det fungerar och potentiella fallgropar du behöver undvika.

Varför är tidrapportering nödvändigt i ett projekt?

För många projekt finns det faktiskt inget ”VARFÖR” gällande att spåra tid. Det vanliga är att fakturera kunder per timme för arbetet som utförts åt dem. Men även om det inte finns någon timfakturering för dina projekt så är tidrapportering fortfarande nödvändigt. Varför?

Låt oss ta en titt på dess fördelar ー förutom att ha korrekta fakturor till dina kunder, förstås:

• Granska och analysera ditt teams prestation och effektivitet. Tidrapportering är det enklaste och mest direkta sättet att göra det på. Insamlade data om tidskostnader inom ett team hjälper till att se helheten, förstå produktivitetsdynamiken och ta reda på vad som kan och behöver optimeras.
• Undviker dolda projektkostnader. När processen för tidrapportering är korrekt implementerad löser man det vanliga problemet med oredovisade tidskostnader, till exempel tid som spenderas på att läsa e-postmeddelanden eller kommunicera med kollegor.
• Att ha ett pålitligt underlag för planering och prognoser. Tid-data för tidigare projekt och/eller perioder ger insikter om hur mycket tid som krävs för att utföra specifika uppgifter.
• Och sist,men inte minst: för vanliga anställda gör tid-data det möjligt att analysera sin egen produktivitet och prestanda och se vad som kan förbättras och optimeras.

Vilka är de grundläggande reglerna för tidrapportering i ett projekt?

Tidrapportering är enbart ett användbart tillskott när den ger korrekta data. Annars blir det en tidsödande aktivitet som inte har några positiva effekter på teamets prestation och arbetsmiljö. Ta hänsyn till några grundläggande tips om hur du organiserar tidsregistrering.

• Använd speciell programvara – och välj rätt verktyg för ditt team. När du väljer ett tidrapporteringssystem som passar teamets behov, överväg och analysera olika aspekter, såsom kostnader (inklusive implementering och onboarding), nödvändiga funktioner, integrationer med befintliga system som används i ditt företag, etc.
• Se till att er tidrapportering och dataanalys inte kräver för mycket tid och ansträngning. Automatiserade system hjälper till att minska båda, men det beror också på klarheten och transparensen i processen. Skapa en tydlig arbetsstruktur i ditt tidrapporteringssystem och sätt upp rapporter så att du kan generera dem med några få klick.
• Förklara för ditt projektteam varför du implementerar tidrapportering och varför tidrapportdata är viktigt. Du vill att dina anställda ska behandla detta som en viktig del av deras arbetsflöde och logga deras data korrekt.
• Hjälp ditt team att använda tidrapportering. Påminn dem om att fylla i tidrapporter, hjälpa dem om de behöver hjälp – t.ex. klargöra vilka aktiviteter som ska spåras till specifika uppgifter och hålla reda på hur de fyller i sina tidrapporter.
• Använd den insamlade informationen. Analysera datan för att få insikter om möjliga svaga punkter och flaskhalsar i arbetsflödet, utvärdera ditt teams effektivitet och ta reda på om det finns anställda som är överväldigade eller inte har tillräcklig arbetsbelastning.

Fallgropar att undvika vid tidrapportering i projekt

När ett verktyg för tidrapportering vid projekt implementeras dåligt hjälper tidrapporterna varken i projekt- eller arbetsledning. Det blir också en börda som alla i teamet med stor sannolikhet hatar. Här är en lista över vanliga misstag för tidrapportering för projekt:

• Lägg inte för mycket tid på att spåra tid, eftersom det förstör själva idén med arbetsoptimering. Hur ska man uppnå det? Etablera en tydlig process, använd ett intuitivt verktyg som inte skulle kräva för mycket tid för introduktion och förse ditt team med nödvändiga instruktioner.
• Ignorera inte sätten att använda den insamlade informationen för framtida förbättringar. Annars är hela processen till stor del bortkastad.
• Glöm inte att övervaka hur ditt team rapporterar och spårar tid. Kontrollera teamets rapportering en eller några gånger i veckan. Kom ihåg att vid implementationen av en ny process kan vissa anställda behöva vägledning om hur de ska strukturera sina tidskostnader.
• Lämna inte möjligheten att redigera tidrapporter i efterhand öppen. För att förhindra att dina teammedlemmar korrigerar sin loggade tid för tidigare veckor och månader, godkänn och lås tidrapporter för tidigare perioder. Du vill inte att tidrapporteringsdata ska redigeras efter att din ekonomiavdelning har behandlat lönelistan och utfärdat fakturor till dina kunder.